คำตอบสั้น: เริ่มให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้
คำแนะนำของเราคือเริ่มคุยกับผู้จัดงานตั้งแต่บริษัทมีวันที่ในใจ อย่างน้อย 2–3 เดือนก่อนวันงาน เพราะงานเลี้ยงปีใหม่ของหลายบริษัทกระจุกอยู่ในเดือนธันวาคมและต้นมกราคม สถานที่ ศิลปิน พิธีกร และทีมงานในช่วงนั้นจึงถูกจองเร็ว ยิ่งเริ่มเร็ว ยิ่งมีตัวเลือกมากและต่อรองได้มากกว่า
ไทม์ไลน์ก่อนวันงาน (แนวทาง)
| ช่วงเวลา | สิ่งที่ควรเสร็จ |
|---|---|
| 2–3 เดือนก่อน | ตั้งเป้าหมาย งบประมาณ จำนวนคน และล็อกวันกับสถานที่ |
| 6–8 สัปดาห์ก่อน | เลือกธีม ร่างลำดับงาน เลือกพิธีกร ศิลปิน และกิจกรรม |
| 4 สัปดาห์ก่อน | สรุปผังงาน เวที แสง เสียง จอ ฉาก และรายการของรางวัล |
| 1–2 สัปดาห์ก่อน | ประกาศงานให้พนักงาน เก็บจำนวนผู้ร่วมงาน ส่งสคริปต์ให้พิธีกร |
| วันก่อนงาน / วันงาน | ติดตั้ง ซ้อมคิว ทดสอบเสียงและจอ มีคนคุมคิวตลอดงาน |
Checklist 10 ข้อ
- 01
ตั้งเป้าหมายของงาน
ขอบคุณพนักงาน ประกาศทิศทางปีหน้า หรือให้ต่างแผนกได้รู้จักกัน เป้าหมายจะกำหนดรูปแบบงานและงบทั้งหมด
- 02
กำหนดวัน จำนวนคน และงบ
สามตัวเลขนี้ทำให้เลือกสถานที่และผู้จัดงานได้เร็วขึ้น
- 03
เลือกสถานที่
ดูความจุ ที่จอดรถ ระบบไฟฟ้า และเวลาที่อนุญาตให้เข้าติดตั้ง
- 04
ธีมและเรื่องเล่าของงาน
ธีมทำให้การแต่งกาย ฉาก เวที และกิจกรรมไปในทางเดียวกัน และทำให้รูปถ่ายของงานสวยขึ้น
- 05
ลำดับงาน (Run of Show)
พิธีเปิด คำกล่าวผู้บริหาร มอบรางวัล อาหาร การแสดง เกม และจับรางวัล จัดให้มีช่วงพีกและไม่ยืดเกินไป
- 06
เวที แสง เสียง และจอ
ขนาดเวทีและระบบเสียงต้องเหมาะกับจำนวนคนและขนาดสถานที่ จอช่วยให้คนด้านหลังเห็นบนเวทีชัด
- 07
พิธีกร ศิลปิน และกิจกรรม
เลือกให้ตรงกับกลุ่มพนักงาน และยืนยันคิวก่อนทำสัญญา
- 08
ของรางวัลและการจับรางวัล
เตรียมรายการ วิธีจับที่โปร่งใส และคนดูแลการแจกรางวัลหน้างาน
- 09
ภาพและวิดีโอ
ภาพและวิดีโอสรุปงานใช้ต่อได้ทั้งการสื่อสารภายในและภาพลักษณ์องค์กร
- 10
ซ้อมและเช็กหน้างาน
ซ้อมคิวพิธีกรและเวที ทดสอบเสียงและจอ และมีคนคุมคิวตลอดงาน
ให้ทีมเดียวดูแลทั้งงาน
ทีม MAK-MiT ดูแลงานเวทีตั้งแต่ธีม ลำดับงาน เวที แสง เสียง ไปจนถึงภาพและวิดีโอสรุปงาน ด้วยทีมเดียวกับที่จัดเทศกาลและมหกรรมของจังหวัดมาแล้ว
ที่มาข้อมูล: ประสบการณ์ทีมงาน (คำแนะนำทั่วไป ไม่มีตัวเลขสถิติ) · KB:portfolio-040 (ภาพประกอบ)